Verfahrensdokumentation (VFD)

In einem ersten Gespräch wird dem Auftraggeber der Inhalt einer Verfahrensdokumentation dem Grunde nach erläutert und der Umfang des Auftrags direkt mit dem Auftraggeber geklärt. Hierzu gehört auch die Klärung, welche einzelnen Bereiche der Verfahrensdokumentation Relevanz für das Unternehmen des Auftraggebers haben. Es werden die Daten des Unternehmens erhoben.

Zunächst wird ermittelt, wie die einzelnen, für eine Verfahrensdokumentation relevanten Prozesse bislang im Unternehmen gehandhabt wird. Außerdem werden fehlende Prozesse festgestellt, die einer Verfahrens Dokumentation auftauchen müssen.

Um eine Verfahrens Dokumentation zu erstellen, die den Ansprüchen an die GOBD genügt, Werden alle bestehenden und fehlenden Prozesse bewertet und gemeinsam mit dem Auftraggeber definiert, wie die Prozesse zur Sicherung der Erfüllung steuerlicher Verpflichtungen des Auftraggebers in Zukunft ablaufen müssen. Hierbei werden auch die möglichen Schnittstellen der eigenen Hard- und Software Im Unternehmen unter die Lupe genommen und so Potenzial für die vereinfachte Kommunikation mit dem Steuerberater ermittelt.

Um zu klären, wie die Sollzustände erreicht werden, werden die Prozesse hierfür definiert und wer, mit wem, was, bis wann zu erledigen hat.

Während die neuen Prozesse definiert und implementiert werden, steht der Auftraggeber dem Auftragnehmer begleitend zur Verfügung. Am Ende dieser Phase werden die neuen Prozesse evaluiert und mit den Sollzuständen abgeglichen.

Als letztes wird die Verfahrensdokumentation anhand der dann aktuellen Prozesse erstellt.

Audit: Nach Ablauf von zwölf Monaten wird ein Audit durchgeführt, um die Verfahrensdokumentation auf den neuesten Stand zu bringen.